Автоматизация работы с базой подрядчиков рекламного агентства
ООО "САЙКОР" занимается наружной рекламой, объемы изготовления большие, поэтому для монтажа баннеров и конструкций привлекаются подрядчики. Подрядчики отбираются на конкурсной основе, менеджеры подготавливают проектную документацию и рассылают ее потенциальным исполнителям. Далее они должны обработать ответы от исполнителей и выбрать самый оптимальный вариант. Также нужно принимать заявки от новых подрядчиков и заводить их в базу для дальнейшей рассылки. Все эти действия отнимают у менеджеров очень много рабочего времени. Чтобы автоматизировать часть процессов ООО "САЙКОР" обратились к нам за помощью…
Проблемы подбора подрядчиков
Самая главная проблема - это отсутствие привязки сделки к подрядчику. Коммуникация с подрядчиками происходила различными способами: от телефонных звонков до сообщений в мессенджерах и посредством электронной почты. Собирать всю информацию из разных источников трудозатратно. Часть информации может быть утеряна или не учтена.
Заведение подрядчиков в базу тоже доставляло определенные трудности, нужно связываться после получения заявки и уточнять необходимые данные, город виды выполняемых работ и т.д. Заносить все это в Гугл таблицы - очень неудобно.
Как решили задачу?
Заведение подрядчиков
Проанализировав каналы коммуникации с подрядчиками, был выбран Viber, т.к. большая часть подрядчиков пользовалась именно этим мессенджером. Был создан публичный аккаунт Viber, к нему подключили бота - для обработки заявок. Всем подрядчикам разослали ссылку для начала чата с публичным аккаунтом. При написании любого сообщения в чат бот предлагает выбрать чем занимается подрядчик, в данном случае вариант ответа один “Я монтажник”. В будущем при расширении перечня работ для подрядчиков можно будет добавить другие варианты.
После нажатия на “Я монтажник” создается сделка в воронке Монтажники и открывается чат с подрядчиком, назначается ответственный и ставится задача. Также создается контакт с тегом “Монтажник” После этого менеджер в чате сделки ведет переписку с подрядчиком, узнает всю необходимую информацию и заносит ее в список Подрядчиков amoCRM
Проведение конкурсов по проектам
Механизм публикации заявок, для удобства, был добавлен прямо в карточку сделки. Для рассылки информации подрядчикам, достаточно заполнить необходимые поля в сделке и нажать на кнопку “Поиск работников”.
Сразу после этого всем подрядчикам удовлетворяющим условиям в сделке отправляется сообщение с краткой информацией о заказе, чтобы откликнуться на заявку, подрядчик должен нажать на кнопку “Принять”. Контакт монтажника прикрепляется к сделке из которой производили поиск сотрудников и менеджер может через чат в сделке провести переписку с каждым откликом, выбрав оптимальный вариант и передав ему контакты клиента для исполнения заявки.
Результаты
- Автоматизация рутинных процессов позволила высвободить трудовые ресурсы менеджеров и направить их на процессы связанные с продажами.
- Скорость обработки заявок на увеличилась
- Снизилось время от получения заявки до успешной реализации сделки.
- За счет увеличения базы подрядчиков компания смогла выбирать лучшие условия и снизить затраты на монтаж объектов
